Processos de clientes e recolha documental
Crie um processo com responsáveis, documentos pedidos e datas previstas. Decida que informação deve ficar na aplicação e o que deve permanecer num sistema documental já existente.
Software adaptado ao seu setor
Software para equipas financeiras e administrativas
As equipas financeiras e administrativas precisam de saber quem entregou um documento, que versão foi revista e o que ainda espera aprovação. A informação dispersa por correio eletrónico e folhas de cálculo dificulta as passagens de trabalho. A ArchiSoftwares pode desenvolver software segundo os seus procedimentos e níveis de responsabilidade.
As dificuldades a resolver no dia a dia
- Acompanhar documentos em falta e prazos de revisão sem depender dos lembretes privados de uma pessoa.
- Distinguir preparação, verificação e aprovação para dar um significado comum ao estado de cada processo.
- Relacionar faturação e acompanhamento de pagamentos com os registos usados pela equipa de contabilidade.
Módulos a considerar para a sua atividade
Deslize para explorar
Circuitos de revisão e aprovação
Defina etapas, níveis de autorização e devoluções para correção. Mantenha um histórico útil de decisões com a versão concreta do documento que foi efetivamente analisada pelo responsável.
Relatórios de gestão e faturação
Prepare vistas de carga de trabalho, ações pendentes dos clientes e situação administrativa de pagamentos. Acorde fontes e cálculos para que cada valor possa ser explicado e verificado.
Um exemplo de processo ligado
Um processo preparado para aprovação interna
- 01Abrir o processo e designar os responsáveis.
- 02Recolher documentos e assinalar a informação em falta.
- 03Rever o conteúdo e registar pedidos de correção.
- 04Aprovar a etapa acordada e guardar o histórico.
O que preparar para a primeira conversa
Traga um processo anonimizado, uma matriz de autorizações, uma lista de documentos e um relatório de gestão. Identifique dados sensíveis, necessidades de conservação e sistemas contabilísticos ou documentais que devem trocar informação.
Perguntas antes de começar
Substitui o nosso programa de contabilidade?
Não automaticamente. Uma ferramenta pode organizar processos e aprovações enquanto a contabilidade continua a ser o registo de referência. Primeiro avaliamos responsabilidades, tarefas duplicadas e formatos de troca suportados antes de propor uma ligação.
Como são definidos os acessos a documentos sensíveis?
A sua equipa identifica funções, processos restritos e poderes de aprovação. Essas decisões passam a requisitos testados com casos representativos. Alojamento, conservação, autenticação e histórico devem ser acordados durante a definição do âmbito do projeto.
Comecemos pelo processo que pretende melhorar
Explique quem utiliza as ferramentas, onde o trabalho fica parado e que informação lhe faz falta. Podemos definir em conjunto um primeiro âmbito útil.